Microsoft Word – Serienbrief erstellen

Unter einem Serienbrief versteht Microsoft Word ein Dokument, welches mit gleichem Inhalt an unterschiedliche Adressaten geschickt wird. Das können Werbebriefe und Einladungen, aber die Seriendruckfunktion lässt sich auch für den Ausdruck von Adressetiketten nutzen.

Was ist ein Serienbrief?

Der Serienbrief besteht aus dem sogenannten Hauptdokument und der Datenquelle.

Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendruckexemplare gleich ist. Für die personalisierten Angaben (Adresse, Anrede etc.) werden Platzhalter eingefügt – die sogenannten Seriendruckfelder.

Die Datenquelle ist eine Datei, in welcher zum Beispiel die Adressdaten gespeichert sind. Die Platzhalter im Hauptdokument werden mit den Daten aus der Datenquelle gefüllt.

Wie funktioniert der Seriendruck?

Microsoft Word 2010 stellt für den Seriendruck einen Assistenten bereit, der uns durch folgende Schritte führt:

1. Hauptdokument einrichten
2. Dokumenttyp wählen
3. Datenquelle wählen
4. Seriendruckfelder einfügen
5. Seriendruckvorschau
6. Seriendruck durchführen

Sie finden alle Funktionen zum Erstellen eines Serienbriefes im Register Sendungen:

Das Hauptdokument einrichten

Für das Hauptdokument eines Serienbriefes können Sie ein neues Dokument erstellen oder ein bereits vorhandenes Word-Dokument nutzen:

Den Dokumenttyp wählen

Wenn das Hauptdokument fertiggestellt ist, klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Ser

Den Dokumenttyp wählen

Wenn das Hauptdokument fertiggestellt ist, klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Seriendruck starten – auf die Schaltfläche Seriendruck starten

Wählen Sie aus den angezeigten Einträgen den gewünschten Eintrag aus, zum Beispiel Briefe

Die Datenquelle wählen

Im nächsten Schritt geben Sie die Datenquelle an. Das ist die Datei, in welcher sich die Adressdaten befinden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Empfänger auswählen

Ihnen werden drei Möglichkeiten zur Auswahl angeboten:

Wenn Sie noch keine Adressdatei haben, können Sie über den Eintrag Neue Liste eingeben… die Daten direkt im Dialogfenster Neue Adressliste eingeben.

Eine bereits bestehende Adressdatei wählen Sie über den Eintrag Vorhandene Liste verwenden… aus.

Wenn Sie die Adressen aus Outlook-Kontakten einfügen möchten, dann wählen Sie den dritten Eintrag Aus Outlook-Kontakten auswählen…

Nun ist Ihr Hauptdokument mit der Datenquelle verknüpft. Sie können die Liste der Seirenbrief-Empfänger sortieren oder auch filtern – wenn Sie beispielsweise nur Adressaten aus einer bestimmten Stadt anschreiben wollen. Klicken Sie in diesem Fall auf die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten.

Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in welchem Sie die Datensätze sortieren, filtern oder suchen können:

Die weiteren Schritte zum Erstellen eines Serienbriefes beschreiben wir im nächsten Beitrag.