Im vorangegangenen Beitrag haben wir die ersten Schritte beim Erstellen eines Serienbriefes beschrieben. Hier folgt nun Teil 2 unserer Anleitung.
Die Seriendruckfelder in einen Serienbrief einfügen
Nachdem das Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden wurde, können Sie nun die Seriendruckfelder in Ihren Serienbrief einfügen. Je nachdem, welche Daten in Ihrer Datenquelle bereitstehen, werden Ihnen verschiedene Seriendruckfelder zum Einfügen angeboten.
Sie können die Adresse natürlich Schritt für Schritt mit einzelnen Seriendruckfeldern zusammensetzen. Microsoft Word 2012 bietet Ihnen über die Schaltfläche Adressblock eine komfortable Möglichkeit, die Adressfelder in einem einzigen Schritt einzufügen.
Der Adressblock ist eine Zusammenstellung der Felder Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl und Ort. Über die Schaltfläche Grußzeile fügen Sie mit einem Klick die Felder Anrede und Nachname ein.
Für den Adressblock haben Sie die Möglichkeit, das Format der Anrede zu wählen
Im rechten Fenster sehen Sie, wie Ihre Auswahl im Serienbrief erscheinen wird.
Wollen Sie die Seriendruckfelder einzeln einfügen, klciken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen
Wählen Sie aus der angezeigten Liste das gewünschte Feld aus.
In Ihrem Hauptdokument erscheinen die Seriendruckfelder in spitzen Klammern:
Bei Bedarf formatieren Sie die Seriendruckfelder. Markieren Sie dazu das gesamte Seriendruckfeld einschließlich der spitzen Klammern und nehmen Sie die Formatierung wie gewohnt vor.
Die Seriendruckvorschau
Bevor Sie Ihren Serienbrief drucken, sollten Sie in der Seriendruckvorschau prüfen, ob die Platzhalter an der richtigen Stelle sitzen, die Adressdaten passen bzw.
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Bei Bedarf formatieren Sie die Seriendruckfelder. Markieren Sie dazu das gesamte Seriendruckfeld einschließlich der spitzen Klammern und nehmen Sie die Formatierung wie gewohnt vor.
Die Seriendruckvorschau
Bevor Sie Ihren Serienbrief drucken, sollten Sie in der Seriendruckvorschau prüfen, ob die Platzhalter an der richtigen Stelle sitzen, die Adressdaten passen bzw. das Dokument korrekt zusammengestellt wird.
- Klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Vorschau Ergebnisse – auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse
- In der Dokumentansicht erscheinen nun statt der Platzhalter die tatsächlichen Daten:
- Mit den Navigationsschaltflächen können Sie durch die einzelnen Dokumente blättern
Den Seriendruck durchführen
Der letzte Schritt ist das Drucken des Serienbriefes.
- Klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Fertig stellen – auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen
- Im Untermenü wählen Sie, ob Sie Einzelne Dokumente bearbeiten… oder Dokumente drucken möchten
- Bevor Sie der eigentliche Druckdialog eingeblendet wird, bekommen Sie die Möglichkeit, bestimmte Dokumente zum Drucken auszuwählen:
- Erst danach wird der eigentliche Druckvorgang gestartet. Je nach Einstellungen Ihres PCs wird der Drucker-Dialog eingeblendet oder der Serienbrief direkt an Ihrem Drucker ausgegeben.
Den Assistenten nutzen
Sie sind unsicher und möchten sich lieber mit dem Assistenten durch die einzelnen Schritte zum Erstellen und Drucken eines Sereinbriefes führen lassen? Dann starten Sie den Seriendruck-Assistenten wie folgt:
- klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Seriendruck starten – auf die Schaltfläche Seriendruck starten
- Wählen Sie aus den angezeigten Einträgen den Eintrag Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…
- Ein Fenster wird angezeigt, in welchem jeder einzelne Schritt detailliert erläutert wird:
- Klicken Sie nach Abarbeitung jedes Schrittes auf den Link Weiter:… am unteren Ende des Fensters.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihres Serienbriefes.
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