Microsoft Word – Serienbrief – Teil 2

Im vorangegangenen Beitrag haben wir die ersten Schritte beim Erstellen eines Serienbriefes beschrieben. Hier folgt nun Teil 2 unserer Anleitung.

Die Seriendruckfelder in einen Serienbrief einfügen

Nachdem das Hauptdokument mit der Datenquelle verbunden wurde, können Sie nun die Seriendruckfelder in Ihren Serienbrief einfügen. Je nachdem, welche Daten in Ihrer Datenquelle bereitstehen, werden Ihnen verschiedene Seriendruckfelder zum Einfügen angeboten.

Sie können die Adresse natürlich Schritt für Schritt mit einzelnen Seriendruckfeldern zusammensetzen. Microsoft Word 2012 bietet Ihnen über die Schaltfläche Adressblock eine komfortable Möglichkeit, die Adressfelder in einem einzigen Schritt einzufügen.
Schaltfläche Adressblock
Der Adressblock ist eine Zusammenstellung der Felder Anrede, Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl und Ort. Über die Schaltfläche Grußzeile fügen Sie mit einem Klick die Felder Anrede und Nachname ein.

Für den Adressblock haben Sie die Möglichkeit, das Format der Anrede zu wählen
Dialog Adressblock einfügen
Im rechten Fenster sehen Sie, wie Ihre Auswahl im Serienbrief erscheinen wird.

Wollen Sie die Seriendruckfelder einzeln einfügen, klciken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen
Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen
Wählen Sie aus der angezeigten Liste das gewünschte Feld aus.

In Ihrem Hauptdokument erscheinen die Seriendruckfelder in spitzen Klammern:

Bei Bedarf formatieren Sie die Seriendruckfelder. Markieren Sie dazu das gesamte Seriendruckfeld einschließlich der spitzen Klammern und nehmen Sie die Formatierung wie gewohnt vor.

Die Seriendruckvorschau

Bevor Sie Ihren Serienbrief drucken, sollten Sie in der Seriendruckvorschau prüfen, ob die Platzhalter an der richtigen Stelle sitzen, die Adressdaten passen bzw.






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        Bei Bedarf formatieren Sie die Seriendruckfelder. Markieren Sie dazu das gesamte Seriendruckfeld einschließlich der spitzen Klammern und nehmen Sie die Formatierung wie gewohnt vor.

        Die Seriendruckvorschau

        Bevor Sie Ihren Serienbrief drucken, sollten Sie in der Seriendruckvorschau prüfen, ob die Platzhalter an der richtigen Stelle sitzen, die Adressdaten passen bzw. das Dokument korrekt zusammengestellt wird.

        • Klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Vorschau Ergebnisse – auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse
          Schaltfläche Vorschau Ergebnisse
        • In der Dokumentansicht erscheinen nun statt der Platzhalter die tatsächlichen Daten:
          Beispiel Seriendruck Vorschau
        • Mit den Navigationsschaltflächen können Sie durch die einzelnen Dokumente blättern
          Navigation Seriendruck

        Den Seriendruck durchführen

        Der letzte Schritt ist das Drucken des Serienbriefes.

        • Klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Fertig stellen – auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen
          Schaltfläche Serienbrief fertigstellen
        • Im Untermenü wählen Sie, ob Sie Einzelne Dokumente bearbeiten… oder Dokumente drucken möchten
          Untermenü Serienbrief Fertigstellen
        • Bevor Sie der eigentliche Druckdialog eingeblendet wird, bekommen Sie die Möglichkeit, bestimmte Dokumente zum Drucken auszuwählen:
          Dialog Seriendruck an Drucker
        • Erst danach wird der eigentliche Druckvorgang gestartet. Je nach Einstellungen Ihres PCs wird der Drucker-Dialog eingeblendet oder der Serienbrief direkt an Ihrem Drucker ausgegeben.

         Den Assistenten nutzen

        Sie sind unsicher und möchten sich lieber mit dem Assistenten durch die einzelnen Schritte zum Erstellen und Drucken eines Sereinbriefes führen lassen? Dann starten Sie den Seriendruck-Assistenten wie folgt:

        • klicken Sie im Register Sendungen – Gruppe Seriendruck starten – auf die Schaltfläche Seriendruck starten
          Schaltfläche Seriendruck starten
        • Wählen Sie aus den angezeigten Einträgen den Eintrag Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen…
          Untermenü Seriendruck starten
        • Ein Fenster wird angezeigt, in welchem jeder einzelne Schritt detailliert erläutert wird:
          Assistent Seriendruck
        • Klicken Sie nach Abarbeitung jedes Schrittes auf den Link Weiter:… am unteren Ende des Fensters.

        Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Erstellen Ihres Serienbriefes.

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Über Peggy Wolf

Ich bin Peggy Wolf. Seit 1999 arbeite ich als IT-Consultant und Dozentin. Vor ca. 10 Jahren bin ich über ein Kundenprojekt für eine Internetpräsenz zum Thema CMS gekommen. Damals war es Joomla. Heute erweitert WordPress dieses Portfolio. Darüber hinaus biete ich Ihnen (oder Ihren Mitarbeitern) Schulungen in den Bereichen CMS (Joomla, WordPress), Microsoft Office, AutoCAD. Oder fehlt Ihnen ein Trainer für eine andere Software? Ich arbeite mich gern in andere Themen ein! Hier auf netschulung.com schreibe ich in loser Folge zu Themen, die u. a. durch meine Kunden an mich herangetragen werden.
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1 Antwort zu Microsoft Word – Serienbrief – Teil 2

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