Microsoft Word – Nummerierungen als Seriendruck ausdrucken

Sie wollen eine fortlaufende Nummerierung ausdrucken? Vielleicht benötigen Sie eine Anzahl von Startnummern für ein Event oder Sie möchten einfache Artikelnummern ausdrucken. Hier erkläre ich Ihnen eine mögliche Vorgehensweise für Microsoft Word 2010.

Fortlaufende Nummerierungen als Seriendruck

Öffnen oder erstellen Sie ein leeres Word-Dokument.

Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen. Klicken Sie auf den Pfeil unterhalb des Symbols Seriendruck starten. Wählen Sie dort den Eintrag Etiketten…

Nun wird das Dialogfenster Etiketten einrichten angezeigt
Nehmen Sie in diesem Fenster alle Einstellungen vor, um das von Ihnen benötigte Etikett in Breite und Höhe einzurichten. Wählen Sie dazu entweder aus den voreingestellten Etiketten oder legen Sie über die Schaltfläche Neues Etikett ein weiteres Etikett an. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

Im Arbeitsbereich wird Ihnen die Aufteilung der Etiketten auf der Seite angezeigt. Dazu wird eine Tabelle mit gestricheltem Rand verwendet.
Noch sind die Etiketten leer. Das ändern wir mit dem folgenden Schritt.

Geben Sie im ersten Etikett den gewünschten Text ein und formatieren Sie ihn. In meinem Beispiel erstelle ich Startnummern für einen Spendenlauf. Hierfür gebe ich den Veranstaltungsnamen ein, dazu den Ort und das Datum.
Im nächsten Schritt fügen wir die Startnummer ein.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an welcher die Startnummer erscheinen soll. Aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellbausteine und wählen Sie dort den Eintrag Feld… aus.
Microsoft Word öffnet das Dialogfenster Feld.
Als erstes wählen Sie die Kategorie Nummerierung aus, damit die Anzeige verfügbarer Felder übersichtlicher wird. Als Feldnamen wählen Sie den Eintrag Seq aus. Dahinter verbirgt sich eine automatische Sequenz – perfekt geeignet für unsere Nummerierung.

Bei Feldfunktionen tragen Sie hinter SEQ ein Leerzeichen und dann als Textmarke einen Namen für die Sequenz ein. In meinem Beispiel lautet der Eintrag demnach SEQ Startnummer. Für Ihren Zweck können Sie ein beliebiges anderes Wort wählen. Wichtig ist, dass überhaupt ein Wort eingegeben wird. Die Nummerierung wird nämlich nur dann funktionieren, wenn hinter SEQ eine Textmarke angegeben ist – quasi der Name der Sequenz. Klicken Sie abschließend auf die

p style="text-align: left;">Klicken Sie im Register Sendungen auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren
Der Inhalt des ersten Etiketts wird automatisch in alle weiteren Etiketten kopiert. Dabei wird auch die Nummerierung fortgesetzt.
Die Angabe <<Nächster Datensatz>> ist dabei als Hinweis zu verstehen. Sie wird im Ausdruck nicht zu sehen sein. Auch die Rahmenlinien der Etiketten werden nicht ausgedruckt. Apropos Ausdruck…

Um die Startnummern (oder Artikelnummern oder ….) auszudrucken, braucht es nun einen kleinen Trick. Wenn Sie die übliche Druckfunktion von Microsoft Word nutzen, wird die Angabe <<Nächster Datensatz>> nämlich doch ausgedruckt. Sie ist eine Seriendruckfunktion, die beim gewohnten Ausdrucken nicht aktiviert wird. Doch wie geht es dann?

Verknüpfen Sie Ihre Etiketten mit einer fiktiven Empfängerliste. Klicken Sie im Register Sendungen auf die Schaltfläche Empfänger auswählen… und dort auf den Eintrag Neue Liste eingeben…
Es wird das Dialogfenster Neue Adressliste geöffnet.
Geben Sie hier NICHTS ein, lassen Sie alle Einstellungen unbeachtet. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK und speichern Sie die LEERE Adressliste.

Jetzt bleibt noch das abschließende Zusammenführen des Seriendruckdokuments mit den Empfängern und dann der Ausdruck. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen
Wählen Sie den Eintrag Dokumente drucken, dann geben Sie die Datensätze an, die Sie ausdrucken möchten. Dann wählen Sie den Drucker aus. Und so könnte Ihre fortlaufende Nummerierung im Ausdruck aussehen:

Kennen Sie einen anderen Weg? Ich bin gespannt, davon zu lesen.