Microsoft Word – Nummerierungen als Seriendruck ausdrucken

Sie wollen eine fortlaufende Nummerierung ausdrucken? Vielleicht benötigen Sie eine Anzahl von Startnummern für ein Event oder Sie möchten einfache Artikelnummern ausdrucken. Hier erkläre ich Ihnen eine mögliche Vorgehensweise für Microsoft Word 2010.

Fortlaufende Nummerierungen als Seriendruck

Öffnen oder erstellen Sie ein leeres Word-Dokument.

Klicken Sie auf die Registerkarte Sendungen. Klicken Sie auf den Pfeil unterhalb des Symbols Seriendruck starten. Wählen Sie dort den Eintrag Etiketten…
Seriendruck Etiketten starten
Nun wird das Dialogfenster Etiketten einrichten angezeigt
Dialog Etiketten einrichtenNehmen Sie in diesem Fenster alle Einstellungen vor, um das von Ihnen benötigte Etikett in Breite und Höhe einzurichten. Wählen Sie dazu entweder aus den voreingestellten Etiketten oder legen Sie über die Schaltfläche Neues Etikett ein weiteres Etikett an. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

Im Arbeitsbereich wird Ihnen die Aufteilung der Etiketten auf der Seite angezeigt. Dazu wird eine Tabelle mit gestricheltem Rand verwendet.
Ansicht leeres EtikettNoch sind die Etiketten leer. Das ändern wir mit dem folgenden Schritt.

Geben Sie im ersten Etikett den gewünschten Text ein und formatieren Sie ihn. In meinem Beispiel erstelle ich Startnummern für einen Spendenlauf. Hierfür gebe ich den Veranstaltungsnamen ein, dazu den Ort und das Datum.
Etikett mit BeschriftungIm nächsten Schritt fügen wir die Startnummer ein.

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an welcher die Startnummer erscheinen soll. Aktivieren Sie das Register Einfügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellbausteine und wählen Sie dort den Eintrag Feld… aus.
Schaltfläche SchnellbausteineMicrosoft Word öffnet das Dialogfenster Feld.
Feld Sequenz einfügenAls erstes wählen Sie die Kategorie Nummerierung aus, damit die Anzeige verfügbarer Felder übersichtlicher wird. Als Feldnamen wählen Sie den Eintrag Seq aus. Dahinter verbirgt sich eine automatische Sequenz – perfekt geeignet für unsere Nummerierung.

Bei Feldfunktionen tragen Sie hinter SEQ ein Leerzeichen und dann als Textmarke einen Namen für die Sequenz ein. In meinem Beispiel lautet der Eintrag demnach SEQ Startnummer. Für Ihren Zweck können Sie ein beliebiges anderes Wort wählen. Wichtig ist, dass überhaupt ein Wort eingegeben wird. Die Nummerierung wird nämlich nur dann funktionieren, wenn hinter SEQ eine Textmarke angegeben ist – quasi der Name der Sequenz. Klicken Sie abschließend auf die



Schaltfläche Etiketten aktualisieren


Empfängerliste anlegen
Neue Adressliste anlegen


Schaltfläche Serienbrief fertigstellen
p style="text-align: left;">Klicken Sie im Register Sendungen auf die Schaltfläche Etiketten aktualisieren
Schaltfläche Etiketten aktualisierenDer Inhalt des ersten Etiketts wird automatisch in alle weiteren Etiketten kopiert. Dabei wird auch die Nummerierung fortgesetzt.
Etiketten und Nummerierung aktualisierenDie Angabe <<Nächster Datensatz>> ist dabei als Hinweis zu verstehen. Sie wird im Ausdruck nicht zu sehen sein. Auch die Rahmenlinien der Etiketten werden nicht ausgedruckt. Apropos Ausdruck

Um die Startnummern (oder Artikelnummern oder ….) auszudrucken, braucht es nun einen kleinen Trick. Wenn Sie die übliche Druckfunktion von Microsoft Word nutzen, wird die Angabe <<Nächster Datensatz>> nämlich doch ausgedruckt. Sie ist eine Seriendruckfunktion, die beim gewohnten Ausdrucken nicht aktiviert wird. Doch wie geht es dann?

Verknüpfen Sie Ihre Etiketten mit einer fiktiven Empfängerliste. Klicken Sie im Register Sendungen auf die Schaltfläche Empfänger auswählen… und dort auf den Eintrag Neue Liste eingeben…
Empfängerliste anlegenEs wird das Dialogfenster Neue Adressliste geöffnet.
Neue Adressliste anlegenGeben Sie hier NICHTS ein, lassen Sie alle Einstellungen unbeachtet. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche OK und speichern Sie die LEERE Adressliste.
Adressliste speichern

Jetzt bleibt noch das abschließende Zusammenführen des Seriendruckdokuments mit den Empfängern und dann der Ausdruck. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen
Schaltfläche Serienbrief fertigstellenWählen Sie den Eintrag Dokumente drucken, dann geben Sie die Datensätze an, die Sie ausdrucken möchten. Dann wählen Sie den Drucker aus. Und so könnte Ihre fortlaufende Nummerierung im Ausdruck aussehen:
Nummerierung fertiggestellt und ausgedruckt

Kennen Sie einen anderen Weg? Ich bin gespannt, davon zu lesen.

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Über Peggy Wolf

Ich bin Peggy Wolf. Seit 1999 arbeite ich als IT-Consultant und Dozentin. Vor ca. 10 Jahren bin ich über ein Kundenprojekt für eine Internetpräsenz zum Thema CMS gekommen. Damals war es Joomla. Heute erweitert WordPress dieses Portfolio. Darüber hinaus biete ich Ihnen (oder Ihren Mitarbeitern) Schulungen in den Bereichen CMS (Joomla, WordPress), Microsoft Office, AutoCAD. Oder fehlt Ihnen ein Trainer für eine andere Software? Ich arbeite mich gern in andere Themen ein! Hier auf netschulung.com schreibe ich in loser Folge zu Themen, die u. a. durch meine Kunden an mich herangetragen werden.
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1 Antwort zu Microsoft Word – Nummerierungen als Seriendruck ausdrucken

  1. Harald sagt:

    Warning: count(): Parameter must be an array or an object that implements Countable in /kunden/249551_01219/webseiten/netschulung/wp-content/plugins/gd-star-rating/code/blg/frontend.php on line 705

    Sobald beim Drucken jedoch ein automatischer Seitenumbruch entsteht, weil die Anzahl der Datensätze größer ist als es auf eine Seite passt, wird bei jedem Seitenumbruch der Startwert der Sequenznr. wieder zurückgesetzt. D.h. auf jeder neuen Seite geht es wieder mit Nr. 1 los. Wie ist die Lösung?

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