Warum braucht man Regeln für Seriendruckfelder?
In einem früheren Beitrag habe ich das Erstellen eines Serienbriefes erklärt. Wenn Sie Seriendruckfelder einzeln (nicht als Block) in Ihr Seriendruckdokument einfügen, kann es passieren, dass Sie Regeln definieren müssen.
Als Beispiel:
Für die Anrede stehen Ihnen das Feld TITEL mit dem Inhalt Herr bzw. Frau sowie das Feld NAME mit dem jeweiligen Familiennamen zur Verfügung.
Sie wollen nun als Anrede im Brief die Form Sehr geehrte Frau bzw. Sehr geehrter Herr einrichten. Dabei stellt es sich schnell als Problem heraus, dass die Anrede für beide Geschlechter unterschiedlich ist, so dass Sie die Anrede nicht fest vorgeben können.
Regel für Seriendruckfelder einrichten
Ein Dokument in dieser Form:
würde im Ausdruck wie folgt aussehen:
bzw.
Nicht sehr schön – oder? Einen besseren Eindruck macht Ihr Schriftstück, wenn die Anrede ohne Klammern auskommt und trotzdem stets korrekt ist.
Gehen Sie wie folgt vor:
Fügen Sie zunächst die beiden Seriendruckfelder TITEL und NAME an der entsprechenden Stelle in Ihrem Serienbrief ein:
Setzen Sie den Cursor vor das Seriendruckfeld TITEL
Klicken Sie nun im Registe
Achten Sie darauf, dass zwischen der Anredeformel und dem Feld TITEL ein Leerzeichen steht. Blenden Sie sich gegebenenfalls die Formatierungszeichen ein, um das Leerzeichen zu sehen.
Überprüfen Sie die Einstellungen, indem Sie die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse aktivieren.
Blättern Sie mit Hilfe der Navigation durch die Datensätze, um zu prüfen, ob die eingegebene Regel bei Männern und Frauen korrekt funktioniert.
Im Beispiel sieht das dann wie folgt aus:
Wenn die Ergebnisse Ihren Vorstellungen entsprechen, fahren Sie mit der Anpassung des Serienbriefes bzw. mit dem Ausdruck fort.
Microsoft Word 2010 - Seriendruckfelder mit Regeln,