Microsoft Excel 2010 – Wie Sie in Tabellen Daten sortieren

Daten sortieren ist in Microsoft Excel immer dann angesagt, wenn Sie die Daten in einer Tabelle in einer anderen als der ursprünglichen Reihenfolge benötigen. Sie können die Daten nach den Zellinhalten von einer oder von mehreren Spalten sortieren.

So nutzen Sie verschiedene Sortierreihenfolgen, wenn Sie Daten sortieren

Mit Hilfe der Sortierfunktion von Microsoft Excel können Sie:

• Texte in alphabetischer Reihenfolge von A nach Z oder in umgekehrter alphabetischer Folge von Z nach A sortieren
• Zahlen aufsteigend oder absteigend ordnen
• Datumsangaben vom aktuellsten zum ältesten Wert bzw. umgekehrt arrangieren
• Zellinhalte nach bestimmten Formatierungen sortieren

Wie Sie Tabellen nach den Zellinhalten einer Spalte sortieren

Die Tabelle, in welcher Sie die Daten sortieren möchten, darf keine komplett leere Zeile oder Spalte enthalten, denn so kann Excel den Datenbereich nicht als Tabelle erkennen. Da sich in der ersten Zeile meist eine Spaltenüberschrift befindet, wird die erste Zeile standardmäßig NICHT in die Sortierung einbezogen.

• Markieren Sie in einer Spalte, nach welcher Sie sortieren möchten, eine beliebige Zelle.
• Klicken Sie im Register Daten – Gruppe Sortieren und Filtern – auf eines der Symbole, um die Daten aufsteigend oder absteigend zu sortieren.
• Alternativ können Sie im Register Start – Gruppe Bearbeiten – über die Schaltfläche Sortieren und Filtern auf die oben genannten Funktionen zugreifen
  

Wollen Sie die ursprüngliche Datenreihenfolge wiederherstellen, können Sie dies direkt nach dem Sortieren über die Funktion Rückgängig machen (oder Tastenkombination STRG + Z).

TIPP: Zu einem späteren beliebigen Zeitpunkt, lässt sich eine Sortierung nur dann in den Urzustand zurücksetzen, wenn Sie vor dem Sortieren eine zusätzliche Spalte in Ihre Tabelle einfügen. Mittels Ausfüllfunktion geben Sie in diese Spalte fortlaufende Nummern ein. So können Sie jederzeit in dieser zusätzlichen Spalte die Daten sortieren, um die Ausgangsreihenfolge wiederherzustellen.

So können Sie in Tabellen nach mehreren Spalten sortieren

Damit Sie in Tabellen nach den Zellinhalten von mehreren Spalten sortieren können, müssen Sie die Sortierreihenfolge mittels sogenannter Sortiere

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• • laufende Nummern ein. So können Sie jederzeit in dieser zusätzlichen Spalte die Daten sortieren, um die Ausgangsreihenfolge wiederherzustellen.

    So können Sie in Tabellen nach mehreren Spalten sortieren

    Damit Sie in Tabellen nach den Zellinhalten von mehreren Spalten sortieren können, müssen Sie die Sortierreihenfolge mittels sogenannter Sortierebenen festlegen. Dabei wird den Sortierebenen eine abnehmende Priorität zugewiesen. Das bedeutet: nur wenn es eine Übereinstimmung in der ersten Sortierebene gibt, wird auch in der zweiten Ebene sortiert.

    Und so gehen Sie vor:

    • Markieren Sie irgendeine Zelle innerhalb des Tabellenbereiches, in welchem Sie Daten sortieren möchten.
    • Klicken Sie im Register Daten – Gruppe Sortieren und Filtern – auf die Schaltfläche Sortieren
      
    • Ihnen wird nun das Dialogfenster Sortieren eingeblendet:
      
    • Wählen Sie im ersten Listenfeld die Spalte, nach welcher zuerst sortiert werden soll.
    • Geben Sie im rechten Listenfeld an, in welcher Reihenfolge sortiert werden soll.
    • Über die Schaltfläche Ebene hinzufügen (im Dialogfenster oben links) können Sie weitere Sortierebenen einfügen.
      
    • Geben Sie auch für jede weitere Ebene die Spalte an, nach welcher sortiert werden soll, sowie die Sortierreihenfolge.
    • Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK schließen Sie das Dialogfenster und starten gleichzeitig den Sortiervorgang.

    Wie Sie mit Formatierungen Ihre Daten sortieren können

    Sie können Daten nicht nur nach Zellinhalten sortieren. Microsoft Excel 2010 bietet Ihnen zusätzlich die Sortierung nach Formatierungen an. So können beispielsweise Schrift- oder Hintergrundfarben oder Symbole, die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden, die Grundlage für eine Sortierung sein.

    • Markieren Sie eine Zelle im Tabellenbereich.
    • Rufen Sie wie zuvor beschrieben das Dialogfenster Sortieren auf.
    • Fügen Sie die gewünschten Sortierebenen ein.
    • Wählen Sie für jede Sortierebene in der Auswahlliste Sortieren nach statt des Namens eine Formatierung (Zellenfarbe, Schriftfarbe oder Zellensymbol) aus.
    • In der Auswahlliste Reihenfolge stehen Ihnen dann entsprechende Farben oder Symbole zur Verfügung:
      
    • Schließen Sie das Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche OK und starten Sie so den Sortiervorgang.

    In der Reihe „Mit großen Datenmengen arbeiten“ habe ich bereits beschrieben, wie Sie Fenster fixieren, Daten gruppieren. Wie Sie Daten filtern, erfahren Sie in einem weiteren, noch folgenden Beitrag.

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