Ein Diagramm zu erstellen, ist mit Microsoft Excel 2010 kinderleicht. Vorausgesetzt, Sie haben keine speziellen Vorgaben, können Sie mit wenigen Mausklicks ein durchaus aussagekräftiges Standarddiagramm erzeugen.
Voraussetzungen für die Erstellung eines Diagramms
Voraussetzung ist eine Datei, welche die Daten erhält, die grafisch dargestellt werden sollen. Diese Daten sollen in Tabellenform vorliegen. In meinem Beispiel beschränke ich mich auf wenige Daten, die den fiktiven Umsatz eines fiktiven Unternehmens im Geschäftsjahr 2012 zeigen. Das Unternehmen ist in vier Geschäftsbereiche gegliedert, die für diese Umsatzauswertung die Umsätze pro Quartal bereitstellen.
So sieht meine Beispieldatei aus:
Das Diagramm erstellen
Erster Schritt: Überlegen Sie, in welcher Form die Daten dargestellt werden sollen: als Säule, als Balken, als Segment eines Kreises, als Fläche, als Punktverteilung…. Excel stellt viele Diagrammarten bereit.
In meinem Beispiel will ich die Daten als Säulen dargestellt haben.
Zweiter Schritt: Markieren Sie die Daten, die Sie grafisch auswerten möchten. Je nachdem, für welchen Diagrammtyp Sie sich entscheiden, benötigen Sie alle oder nur ausgewählte Daten.
Für die gewünschte Säulendarstellung benötigen wir die Daten pro Quartal. Die Summen pro Quartal sowie die Zahlen jeder Abteilung im Geschäftsjahr sind für einen Vergleich der Abteilungen je Quartal nicht nötig.
Diese markierten Daten sind nun unsere Datenquelle.
Dritter Schritt: Wir erstellen das Diagramm. Klicken Sie im Register Einfügen – Gruppe Diagramme – auf den Pfeil unterhalb der Schaltfläche für den gewünschten Typ. Für unser Beispiel wählen wir ein 2D-Säulen-Diagramm (Typ: Gruppierte Säulen).
Beim Anklicken des Beispielbildes wird das ausgewählte Diagramm erstellt und in das Arbeitsblatt eingefügt.
Die grafische Darstellung beinhaltet neben den Datenreihen für Abteilung und Quartalsumsatz auch eine Legende. In der Datentabelle werden die einzelnen Bereiche mit verschiedenen Farben umrandet, so das Sie sich schneller orientieren können, welche Daten wo im Diagramm zu sehen sind. In unserem Beispiel ist die Datenquelle für die Legende grün umrandet.
Wird das Diagramm markiert, so wird im Menüband ein zusätzlicher Bereich Diagrammtools eingeblendet. Dieser Bereich beinhaltet die Register Entwurf, Layout und Format. Mit deren Schaltflächen können Sie das Diagramm anpassen.
Vierter Schritt: Positionieren Sie die Grafik. Sie können sie vergrößern, indem Sie sie an den gepunkteten Anfassern (jeweils an den Ecken sowie in den Mitten der Seitenlinien) auf die gewünschte Größe auseinanderziehen. Zudem können Sie die
>. Mit deren Schaltflächen können Sie das Diagramm anpassen.Vierter Schritt: Positionieren Sie die Grafik. Sie können sie vergrößern, indem Sie sie an den gepunkteten Anfassern (jeweils an den Ecken sowie in den Mitten der Seitenlinien) auf die gewünschte Größe auseinanderziehen. Zudem können Sie die Grafik mit der Maus an die gewünschte Stelle verschieben. Fassen Sie das Diagramm dazu am besten am Rahmen an – an einer Stelle außerhalb der Anfasspunkte. Der Mauszeiger nimmt dann die Form eines Kreuzes an
Selbstverständlich können Sie die grafische Darstellung auch auf ein eigenes Tabellenblatt verschieben. Das hat gleich mehrere Vorteile:
- In einem eigenen Arbeitsblatt wird die Darstellung übersichtlicher, da nur das Diagramm selbst, nicht aber die Datentabelle angezeigt wird.
- Die Darstellung in einem eigenen Tabellenblatt ist dann günstig, wenn Sie das Diagramm später in andere Office-Anwendungen (wie zum Beispiel Word oder PowerPoint) integrieren möchten.
Vorgehensweise: Klicken Sie auf die Schaltfläche Diagramm verschieben – Register Schaltfläche „Diagramm verschieben“ – Register Diagrammtools/Entwurf. In dem daraufhin angezeigten Fenster wählen Sie die erste Option:
Geben Sie dem neuen Arbeitsblatt einen ansprechenden Namen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Klick auf die Schaltfläche OK.Die grafische Auswertung wird nun in einem eigenen Tabellenblatt angezeigt, welches den zuvor eingegebenen Namen trägt:
Fünfter Schritt: Um das Ganze abzurunden, können Sie nun noch einen Titel einfügen. Wählen Sie dazu eines aus den zur Verfügung stehenden Diagrammlayouts aus. Für mein Beispiel nutze ich das Layout mit Titel und Legende – benannt als Layout 1:
Oberhalb unseres Diagramms wird nun ein allgemeiner Titel angezeigt. Ändern Sie die Beschriftung des Titels, um den dargestellten Sachverhalt eindeutig zu benennen und für den Betrachter nachvollziehbar zu machen. Gegebenenfalls sind hierbei Festlegungen bezüglich des Corporate Design einer Firma zu beachten.- Klicken Sie einmal auf den Schriftzug des Titels.
- Wenn der Titel mit einem durchgehenden Rahmen versehen ist, klicken Sie ein zweites Mal auf den Schriftzug.
- So gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus. Diesen erkennen Sie an der Strichlinie, die jetzt den Rahmen bildet.
- Geben Sie einen anderen Titel ein.
- Durch einen Klick in den Bereich außerhalb des Titels beenden Sie den Bearbeitungsmodus.
Sechster Schritt: Speichern Sie Ihre Arbeit!
Natürlich ist die hier gezeigte Vorgehensweise nur ein kleines, allgemeines Beispiel. Ihr Diagramm können Sie auf vielerlei Art und Weise anpassen – bis hin zu den Füllungen der Säulen oder deren Beschriftungen.
Haben Sie weitere Vorschläge, welche Themen ich hier aufnehmen soll? Dann schreiben Sie mir. Hinterlassen Sie einen Kommentar oder schreiben Sie eine E-Mail an info@netschulung.com. Gern stehe ich Ihnen auch für eine individuelle Excel-Schulung zur Verfügung.
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