Microsoft Access – Eine kleine Einführung zu Datenbankbegriffen

Mit diesem Beitrag gebe ich zu einigen Begriffen in Microsoft Access-Datenbanken ein kleine Erläuterung.

Was ist eine Datenbank?

Zum Begriff Datenbank gibt es eine Definition: Eine Datenbank ist eine selbstständige Datenorganisation, mit welcher ein Datenbestand flexibel verwaltet werden kann.
„Verwalten“ bedeutet dabei, dass neue Daten eingefügt, alte Daten gelöscht oder bestehende Daten aktualisiert werden können.
Diese Datenorganisation besteht einerseits aus einer Datenbasis und andererseits aus einer dazu gehörenden Datenverwaltung – auch DBMS (DatenBank Management System) genannt.

Was versteht man unter den verschiedenen Datenbankbegriffen?

Zum Verständnis der wichtigsten Begriffe in Microsoft Access greife ich auf ein allgemeinverständliches Beispiel zurück. Bitte stellen Sie sich einen Warenschrank in der Apotheke Ihres Vertrauens vor:

• der Apothekerschrank stellt unsere Datenbank dar
• der Gesamtbestand bzw. gesamte Inhalt an Waren in diesem Apothekerschrank sind die Daten in unserer Datenbank
• ein Schubfach des Schrankes entspricht einer Tabelle
• die in diesem Schubfach einsortierten Medikamentenpackungen stellen die Datensätze in unserer Tabelle dar – jede Arzneipackung entspricht einem Datensatz
• die Verpackung enthält Angaben – der Name der Medizin, der Hersteller, der Wirkstoff, das Verbrauchsdatum usw. sind auf der Verpackung aufgedruckt. Das alles sind Felder in unserer Tabelle

Nun ist dieses Beispiel nur zur Veranschaulichung von Begriffen gedacht. Man kann  die angeführten Begriffe auch an a

ruckt. Das alles sind Felder in unserer Tabelle

Nun ist dieses Beispiel nur zur Veranschaulichung von Begriffen gedacht. Man kann  die angeführten Begriffe auch an anderen Beispielen zeigen: ein Aktenordner mit Versicherungsscheinen, ein Karteikasten und so fort.

Datenbank-Objekte in Microsoft Access

Daten werden in Microsoft Access in Tabellen abgelegt. Zusätzlich können in der Datenbank noch andere Objekte enthalten sein:

• Tabellen – eine Tabelle enthält eine Sammlung von Daten zu einem Thema.
  Jede Zeile der Tabelle entspricht einem Datensatz, jede Spalte ist ein Feld
• Abfragen – mit Abfragen können Daten aus einer oder mehreren Tabellen ausgewertet werden (Beispiel: Kundenadressen aus einem Bundesland)
• Formulare – Formulare dienen zur Ansicht, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus Tabellen bzw. Abfragen
• Berichte – Berichte dienen der anschaulichen Darstellung von Daten aus Tabellen bzw. Abfragen (Beispiel: Liste von Kundenadressen erstellen und ausdrucken)

Beispiele für Datenbanken im alltäglichen Gebrauch

Sie meinen, Sie nutzen keine Datenbanken? Da muss ich Sie leider enttäuschen. Denn Datenbanken sind aus unserem alltäglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Sie benutzen ein Mobiltelefon? Ihre Telefonkontakte sind in einer kleinen Datenbank gespeichert. Die Zahlungsein- und ausgänge auf Ihrem Bankkonto werden in Datenbanken verwaltet. Die Adressen der Einwohner werden im Einwohnermelderegister mittels Datenbanken geführt. Das World Wide Web könnte ohne Datenbanken, in denen z.B. Domainnamen und IP-Adressen gespeichert sind, nicht funktionieren.